I vår artikel om hur företag kommer igång med AI-verktyg beskrev vi Copilot översiktligt. Sedan dess har vi hjälpt flera företag i Kungälv och Stenungsund att införa det, och mönstret är tydligt: nyttan är stor för dem som förbereder sig, och besvikelsen lika stor för dem som bara slår på licensen. Här är det vi lärt oss.
Två olika Copilot
Först en förvirring som vi möter varje vecka. Copilot Chat ingår i Microsoft 365 och är en säker chattassistent med skydd för företagsdata. Den är bra för att formulera texter, sammanfatta klistrat innehåll och besvara frågor, men den ser inte era mejl och dokument. Microsoft 365 Copilot är tilläggslicensen som bygger in assistenten i Outlook, Word, Excel, PowerPoint och Teams och som kan arbeta med ert eget innehåll. Det är den senare den här artikeln handlar om.
Sex arbetsflöden som faktiskt sparar tid
- Mejltråden du inte hann läsa. I Outlook sammanfattar Copilot en tråd på 30 mejl till fem punkter och föreslår ett svar i din ton. Vanlig tidsvinst hos våra kunder: 20 till 30 minuter per dag för den som har mycket mejl.
- Mötet du missade. Med transkribering påslagen i Teams får du en sammanfattning, beslut och åtgärdspunkter med ansvarig. Fungerar på svenska.
- Offerten som liknar den förra. I Word: "Skriv ett utkast till offert baserat på dokumentet Offert Andersson och den här kravlistan." Sedan justerar du, i stället för att börja från tomt papper.
- Excel-arket ingen vågar röra. Be Copilot förklara vad en formel gör, hitta avvikelser i en kolumn eller skapa en pivottabell. Bra för den som kan verksamheten men inte Excel.
- Presentationen till styrelsen. PowerPoint bygger ett första utkast från ett Word-dokument. Resultatet behöver alltid bearbetas, men strukturen är klar på minuter.
- "Vad har vi sagt till kunden X?" Copilot söker i mejl, chattar och dokument du har tillgång till och ger en tidslinje. Här märks det tydligt om era filer ligger i SharePoint eller på någons skrivbord.
Vad som krävs för att det ska fungera
- En Microsoft 365-plan för företag (Business Basic, Standard eller Premium) och Copilot-tillägget för de användare som ska ha det.
- Filerna i molnet. Copilot ser bara det som ligger i OneDrive, SharePoint, Exchange och Teams. Lokala filservrar är osynliga.
- Ordning på behörigheter. Copilot visar aldrig något användaren saknar rätt till, men den visar allt användaren har rätt till. En gammal delning av lönefilen till "Alla" blir plötsligt lätt att hitta.
- Tvåfaktorsinloggning. Ett kapat konto med Copilot är ett kapat konto med väldigt bra sökfunktion.
Datasäkerhet i korthet
Innehåll från er miljö används inte för att träna Microsofts modeller, och svaren stannar inom er organisation. Det som kräver arbete är alltså inte Microsofts hantering utan er egen: vem som får se vad. Vi gör alltid en genomgång av delningar i SharePoint och OneDrive innan Copilot aktiveras, och kompletterar med en kort AI-policy som säger vad som får matas in och hur genererat material ska granskas. Läs mer på vår sida om AI och automation.
En 30-dagarsplan
- Vecka 1: Förbered. Behörighetsgenomgång, tvåfaktorsinloggning, AI-policy på en sida. Välj tre till fem pilotanvändare med mycket mejl- och dokumentarbete.
- Vecka 2: Utbilda och starta. En workshop på 90 minuter med era egna dokument som exempel. Pilotanvändarna får en lista med fem uppgifter att testa.
- Vecka 3: Följ upp. Kort avstämning: vad sparade tid, vad blev fel? Ofta behöver några prompter formuleras om och något dokument flyttas till SharePoint.
- Vecka 4: Besluta. Utöka till fler användare, behåll som det är eller avsluta. Beslutet bygger på faktiska tidsvinster, inte på förväntningar.
Vanliga frågor om Microsoft 365 Copilot
Vad är skillnaden mellan Copilot Chat och Microsoft 365 Copilot?
Copilot Chat ingår i Microsoft 365 och är en säker chattassistent med skydd för företagsdata, men den arbetar inte inne i era dokument och mejl. Microsoft 365 Copilot är tilläggslicensen som bygger in assistenten i Outlook, Word, Excel, PowerPoint och Teams och kan läsa ert eget innehåll.
Vad kostar Microsoft 365 Copilot?
Copilot är ett tillägg som betalas per användare och månad utöver er vanliga Microsoft 365-licens. Priset ändras över tid, så vi lämnar alltid en aktuell offert. Ett vanligt upplägg är att börja med några användare som har mycket text- och mejlarbete.
Använder Microsoft våra dokument för att träna AI:n?
Nej. Innehåll som Copilot hämtar från er Microsoft 365-miljö används inte för att träna de underliggande modellerna, och svaren stannar inom er organisations gränser. Det som däremot spelar roll är era interna behörigheter: Copilot visar bara sådant användaren redan har rätt att se, så felaktiga delningar blir synliga.
Behöver vi göra något innan vi slår på Copilot?
Ja, tre saker: städa behörigheter i SharePoint och OneDrive, aktivera tvåfaktorsinloggning för alla och ta fram en kort AI-policy. Därefter är själva aktiveringen en enkel licensfråga.
Fungerar Copilot på svenska?
Ja. Copilot förstår och skriver svenska väl, både i chatten och inne i programmen. Mötessammanfattningar i Teams fungerar på svenska när transkribering är aktiverad.
Vi hjälper er från pilot till vardag
SpeechCom IT-Support sköter licenser och konfiguration av Microsoft 365, förbereder miljön, utbildar personalen och följer upp piloten. Det mesta sker via Teams och fjärrsupport, workshopen gärna på plats hos er i Kungälv, Stenungsund eller Ale.
Vill ni testa Copilot med några användare först?
Ring oss på 0303-24 41 42 eller kontakta oss via formuläret.